Log ind

Tjekliste: Hvordan kan du spare tid ved brug af eventsoftware?

Af Jeannette Eis | 22 november, 2019 | 4 min | #blog #Tech

Som mødeplanlægger og eventarrangør har du (oftest) mange bolde i luften og meget du skal have styr på, og det er sjældent tid, du har i overflod. En løsning, som kan spare dig tid er software til håndtering af tilmeldinger og navneskilte samt indhentning af materiale fra udstillere – med videre…

I en travl hverdag som eventarrangør – og planlægger skal du prioritere dine opgaver og få puslespillet til at gå op. Lige fra planlægning, eksekvering og opfølgning. I mange tilfælde er I kun få medarbejdere til dette. Så det store spørgsmål er, hvordan du får det hele til at gå op og får enderne til at mødes. Jeg gætter på, at du ønsker løsninger, som sparer dig (og dine kollegaer) tid.

 

Hvordan kan eventsoftware spare dig tid?

1. Online tilmelding: Hvis du ikke allerede bruger et online tilmeldingssystem i dag, ja, så overvejer du det nok. Der er ingen tvivl om, at du kan spare en del tid ved at bruge et online tilmeldingssystem, hvorigennem du indhenter tilmelding og deltagerinformationer, fremfor e-mail-registreringer og efterfølgende håndtering i Excel. Håndtering af navneskilte kan også være tidskrævende, hvis du ikke enten udliciterer dette, eller du har et system til nem håndtering. Her kan du med fordel vælge et tilmeldingssystem, hvorigennem du kan opsætte navneskiltene med automatisk overførsel af deltagerinformationer og evt. QR kode til ankomstregistrering mv..

2. Automatisering af indhentning af materiale: Og hvad med indhentning af materiale fra dine udstillere (hvis du har sådanne nogle) og fra dine oplægsholdere? Langt de fleste indhenter stadig materiale via e-mails og efterfølgende behandling i dokumenter. Der er ofte en del e-mail-kommunikation frem og tilbage mellem arrangører og udstillere – og oplægsholdere – og efterfølgende håndtering og videreekspedering af materialet til f.eks. en grafiker. Hvad med at bruge et system, hvorigennem du lader udstillerne og/eller oplægsholdere indlevere deres materiale som logo, tekstannoncer og præsentationer med verificering af formater samt automatisk rykkerprocedure?

3. Brugervenligt administrationssystem: Hvem ønsker ikke et brugervenligt administrationssystem? Jo, det gør alle jo. Men hvad vil det egentlig sige? Først og fremmest ønsker du selvfølgelig et intuitivt system, hvorigennem du opretter indhold til dit tilmeldingssite med videre. Derudover er det en god idé, hvis du har for øje, om du kan kopiere indhold fra event til event – og fra tilmeldingsformular til tilmeldingsformular. Tænk bare på hvor meget tid du kan spare, hvis du kan genbruge dine tidligere opsætninger, fremfor at starte forfra hver gang. Og indhenter du materiale fra udstillere og evt. oplægsholdere via en eventplatform, ja, så skal det naturligvis være let for din målgruppe at forstå og håndtere, inklusiv den automatiske rykkerprocedure. For ikke at tale genbrug af logo og let redigering af annoncetekst fra udstillernes side, gang efter gang – og år efter år.

 

Tjekliste til tidsbesparelse

Lav din egen tjekliste til at vurdere om et givent eventsystem kan spare dig tid med hensyn til planlægning, eksekvering og opfølgning og få lidt hjælp at hente her:

  • Vælg et intuitivt administrationssystem og hvor du let kan kopiere, redigere, flytte og sortere indhold
  • Vælg et tilmeldingssystem, som giver nemt overblik over deltagernes registreringsstatus: tilmeldte; afmeldte; venteliste; ankommet
  • Brug et tilmeldingssystem, som også kan håndtere opsætning og udskrivning af navneskilte med automatisk overførsel af relevante deltagerinformationer – inklusive QR-kode til ankomstregistrering og eventuelt lead-scanning
  • Vælg et system, som kan håndtere indhentning af materiale fra udstillere og oplægsholdere, hvor systemet automatisere indhentningen, rykkerprocedure og genbrug
  • Brug et system, som har flere funktioner, og hvor data naturligvis hænger sammen. F.eks. hvis du automatiserer indhentningen af udstillerinformation, ja, så skal disse informationer naturligvis overføres automatisk til eventapp med videre

 

Læs også:

Guide: Hvad skal du vide for at få styr på datadækningen til din event? 

Hvordan kan en event app gøre dig b(l)æredygtig?

___________________________

AF Jeannette Eis

Partner i konference-, møde- og eventsoftware udvikleren SortKaffe, der blandt andet står bag eventplatformen ConferenceCommunicator

Relaterede nyheder