Log ind
Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få eksklusiv adgang til premium indhold
Som en del af Meetly Community eksklusiv adgang til premium indhold kun tilgængeligt via vores nyhedsbrev. Tilmeld dig nu og få adgang til unikt indhold på fredag.

Tak for din tilmelding.

Vi er glade for at byde dig velkommen til Meetly Community.

du vil du modtage vores nyhedsbrev hver fredag og igennem det få adgang til premium indhold

Ny mødedesign model: Kun møder med fokuserede deltagere

Af Claus Sneppen | 9 januar, 2019 | 8 min | #blog #edu #mødedesign

Alt for mange store og små møder er spild af ressourcer og tid, fordi mødedeltagerne ikke er fokuserede på selve mødet. Der er 6 mødemarkører som skaber forudsætninger for at øge deltager-fokuseringen, og ved at arbejde med mødemarkørerne kan mødeejere og deltagere markant øge den kvalitative og kvantitative værdi og effekt af alle møder og mødepunkter.

Tænketanken Morgendagens Møder har netop lanceret resultatet af arbejdet i 2018 ved publiceringen af en ny mødedesign model. Modellen give et konkret operationelt redskab til mødeejere i arbejdet med at skabe et større mødeafkast og mødeeffekt, og omfatter 6 hovedmarkører (lanceringen fandt sted d. 9. januar i samarbejde med BloxHub).

Modellen går spadestikket dybere end den umiddelbare tilgang til møder gennem mødedesign, faste rammer og oplevelser. Den umiddelbare tilgang tager ofte afsæt i mødeejers og øvrige interessenters habituelle tilgange til møder og mødedesign, mens mødedesign modellen har et større fokus på mødedeltagerne og hvorledes den samlede værdiskabelse, for både mødeejer, virksomhed/organisation og mødedeltager, øges.

Hovedmarkørerne i mødedesign modellen er de rationelle og emotionelle byggeklodser, som alle møder og mødepunkter, implicit eller eksplicit, er konstrueret af. Det gælder såvel de digitale som analoge, og interne som eksterne møder.

Samtidigt kan mødedesign modellen processikre at alle interne interessenter omkring møder og mødepunkter arbejder mod et fælles formål nemlig: Større mødeværdi for alle deltagere gennem fantastiske møder.

De 6 hovedmarkører i mødedesign modellen er:

  • Fokus
  • Formål
  • Forventninger
  • Følelser
  • Forudsigelighed
  • Forholdsregler

Markørerne er indbyrdes afhængige og forbundet, og skal prioriteres, vægtes og afstemmes efter formål og mødedeltagerne. (Markørerne i designmodellen er ikke sidestillet, men indgår i en design proces – se senere i bloggen). Mere prioritering og vægtning af en enkelt markør er derfor ikke nødvendigvist bedre – forskellige mødetyper, mødeudbytter og mødeformål fordrer forskellige prioriteringer og vægtninger af mødemarkører.

  1. Fokus

Møder skaber størst værdi når deltagerne – ja ganske enkelt – deltager, og er fokuserede i mødet. Med inspiration fra adfærdsøkonomer, og vores fokus på service og oplevelser i virksomheder, kan vi trække en direkte tråd mellem værdien af et møde og graden af den oplevede værdi. Deltagelse observeres i aktiv eller passiv tilstedeværelse, og kan måles på graden af fokusering hos den enkelte. Ingen fokusering – ja så er mødeværdien lav. Vi kender alle deltagerne som kommer for sent, forlader møder undervejs for at tage telefonsamtaler eller deltagere som åndeligt ikke er tilstede. Modsat er der – alt andet lige – ved en høj grad af fokusering og deltagelse en stor mødeværdi.

Mødeværdi= Mødedeltagelse=Mødefokusering

Afdækning af fokuseringen, tilstedeværelsen og deltagelsen kan samles i et simpelt spørgsmål: Hvor værdifuldt var mødet for dig?

 

  1. Formålet

Intet er mere afgørende for mødeværdien end mødeformålets, typisk rationelle, vigtighed for den enkelte deltager. Hvis mødet er vigtigt for alle – ja så er alle fokuserede. På møder ser vi deltagere træde ind i mødet med meget forskellige formål. Mødeejeren indtager scenen på bekostning af de øvrige mødedeltagerne, mødedeltageren som hellere vil læse e-mails end at bidrage, eller deltageren som blot er kommet til det stort anlagte kundearrangement for at netværke med alle andre end værten.

Den store mødeværdi opstår hvis vi har et fælles fokus, og dermed samlet bidrager til mødet. Vi skal ikke nødvendigvist have det samme formål – men det er vigtigt at vi har et delvist fælles formål, og at vi samtidigt har indsigt i (og respekt for) hvorfor de øvrige deltagere har en anden tilgang til formålet med mødet.

Vi kan øge mødeværdien signifikant ved at skærpe formålet og vigtigheden for den enkelte deltager – og derved undgå at bruge ressourcer på iscenesættelse og underholdning for at kompensere for det manglende relevante og betydende indhold.

Jeg har i en tidligere blog skrevet at mødeejere skal være mødesælgere, og via enkelhed og klarhed, reducerer kompleksitet og usikkerhed for mødedeltagerne og dermed sikrer sig, at den enkelte mødedeltager ”køber ind” i mødet og kan se, at det er vigtigt – både for dem selv og for forretningen.

Afdækning af formålet kan opsamles i et simpelt spørgsmål: Hvor vigtigt var mødet for dig?

 

  1. Forventninger

Ved at øge forventningerne deltagere træder ind i mødet med fokuseringen og mødeværdien øges. Forventningerne er bl.a. skabt på forhistorien med de øvrige mødedeltagere og mødeejer – herunder graden af tillid – og den kommunikation, ”markedsføring” og forberedelse den enkelte deltager er påvirket af.

Afdækning af forventningerne kan konkretiseres i det enkle spørgsmål: Hvor store var dine forventninger til mødet?

 

  1. Følelser

Ved at øge oplevelsen, sansepåvirkningen, nærheden og følelsen af tilstedeværelse i møder øges mødeværdien alt andet lige i de fleste mødetyper. Omvendt vil en følelse af distance og manglende nærhed umiddelbart påvirke mødeværdien negativt.

Den emotionelle følelse og oplevelse er afgørende for både den oplevede og faktuelt generede mødeværdi.  Følgelig har f.eks. den gode eller dårlige stemning hos den enkelte eller flere deltagere en betydende indflydelse på følelsen af tilstedeværelse og dermed for mødeværdien.

Evalueringsspørgsmålet omkring følelsen kan koges ned til: Hvor tilstede var du i mødet?

 

  1. Forudsigelighed

Graden af spænding og uforudsigelighed/forudsigelighed har en påvirkning på mødedeltagernes fokusering og mødeværdi. Spænding øger beredskabet og parathed. Det modsatte af spændende er kedeligt – og kedelige møder er alt andet lige møder med lav deltagelse, fokusering og mindre mødeværdi.

Spændende møder er naturligt bundet til vigtige møder for deltageren, og jo mere der er på spil jo større grad af parathed.

Forudsigeligheden i et møde kan aflæses gennem spørgsmålet:  Hvor spændende var mødet for dig?

 

  1. Forholdsregler

Forholdsreglerne er det mødedesign som skabes for at skabe den størst mulige mødeværdi, mødedeltagelse og mødefokusering. Forholdsreglerne skal tage højde for alle de øvrige mødemarkører i alt lige fra formål til forventninger, følelser til forudsigelighed og prioritering af mødeinvesteringen gennem et design, som skaber det optimale mødeafkast.

I en tidscyklus betragtning omfatter forholdsreglerne design af alle mødeelementer før- under- og efter mødet, herunder også møde-faciliteringen.  Designprocessen er illustreret i nedenstående figur hvor fokus skabes fra udvikling af formål og vigtighed til fastlæggelse af forholdsreglerne.

Analysespørgsmålet til at bedømmer forholdsreglerne er: Hvor godt syntes du at mødet var organiseret og styret?

 

Mødeanalyse

Som det fremgår af analysespørgsmålene -under hver af de ovenstående mødemarkører (Fokus, Formål, Forventninger, Følelser, Forudsigelighed og Forholdsregler) – afviger de i den analytiske tilgang til møder fra de typiske og traditionelle mødeevaluerings-spørgsmål. Mødeevalueringer er generelt uddybende – og centreret – omkring operationelle forholdsregler og mødedesign, med alt fra invitation, mad, lokaler, program til talernes underholdningsværdi.

Mødespild og Mødeværdi

Mødedesign modellen har udgangspunkt i værdiskabelsen, og understøtter derfor målrettet udviklingen af øget mødeværdi og et større mødeafkast. Opfordringen er enkel: Afhold kun møder hvor alle deltagerne er fokuserede!

Claus Sneppen

Claus Sneppen chefrådgiver hos og grundlægger af Great Meetings der tilbyder en strategisk sparringspartner med speciale i at designe møder medindbygget succes, forretning og fremdrift

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få eksklusiv adgang til premium indhold
Som en del af Meetly Community eksklusiv adgang til premium indhold kun tilgængeligt via vores nyhedsbrev. Tilmeld dig nu og få adgang til unikt indhold på fredag.
Relaterede nyheder