Log ind

Guide: Hvordan kan du både tilfredsstille dine messegæster og dine udstillere?

Af Jeannette Eis | 25 februar, 2019 | 6 min | #blog #mødedesign #Tech

Kender du dilemmaet: Hvem skal du primært tilfredsstille – dine messegæster eller udstillere? Behøver du gå på kompromis? Kan du mon bruge eventteknologi til at tiltrække og fastholde begge målgrupper?

Dilemma: Hvem har du mest fokus på – dine udstillere eller messegæster?

Hvis du er arrangør af en messe & udstilling, kender du sikkert det dilemma, at du på den ene side skal tiltrække og tilfredsstille de relevante udstillere og på den anden side naturligvis de ”rette” messegæster. Det giver jo sig selv. Du kan ikke have en messe uden begge parter.

Som arrangør har du derfor til opgave at skabe de bedste rammer for, at udstillere og messegæster kan mødes, hvor begge målgrupper får værdifuldt udbytte med hjem. Men det er ikke altid lige let.

 

Situation 1: Fokus på messen: Du arrangerer messer, som er en kombination af udstilling med konferenceindlæg. Dit primære mål er at skabe en faglig relevant udstilling med masser af udstillere. Hertil skal du naturligvis sørge for at tiltrække mange og relevante messegæster. Hvordan gør du så det? Jo, flere og flere arrangerer messer med inspirerende konferenceindlæg til messens tema, simpelthen for at tiltrække messegæsterne. Så de, udover besøg hos udstillerne, kan blive faglig inspireret.

Dilemmaet, du står i, er at du skal balancere antallet af de faglige indlæg med messens omfang af udstillere. Der skal være tilstrækkelig med tid for messegæsterne til at besøge udstillerne, og messegæsterne skal nudges til at være forberedt og komme godt rundt til, for dem relevante, udstillere. Det må ikke drukne i konferenceindlæg, så vægten går mere mod en konference end en messe.

 

Situation 2: Fokus på konferencen: Du arrangerer faglige konferencer, hvor du også inviterer relevante udstillere med til at kunne markedsføre deres produkter i pauserne (typisk). Dit primære mål er at holde en faglig relevant konference, der skal tiltrække deltagerne, mens du inviterer udstillere med, så de kan være med til at betale gildet.

Dilemmaet, du står i her, er at dit primære mål er den faglige konference, hvor deltagerne skal tiltrækkes af faglige relevante indlæg, men samtidig skal de have tid og lyst til at besøge udstillerne i pauserne. Og gerne i bestemte program-afsatte tider til dette. Der er her fokus på konferenceindlæggene, men hvis ikke at deltagerne nudges til at besøge udstillerne, så er det ikke sikkert at udstillerne kommer igen næste år…

 

Tiltræk og fasthold udstillere og messegæster med eventteknologi

Uanset om du står i situation et eller to, skal du have fokus på både dine udstillere og dine messegæster. Du skal planlægge og eksekvere din event, så du giver begge målgrupper det, de er kommet for. Messegæsterne skal blive inspireret til at vælge udstillere som deres næste leverandør og udstillerne skal have fået relevante leads med hjem.

Men hvordan sikrer du dig bedst muligt udbytte for begge parter? Mit bud er, at du skal starte med at ”lære” dine messegæster, at de skal forberede sig FØR messen. Og under selve messen, skal de nudges til at komme godt rundt og besøge udstillerne. Du skal sørge for at der er god tid til dette, samt at de har let adgang til information. Og som mange af jer gør, klæd udstillerne godt på til at være de gode værter…

 

Forbered messegæsterne på udstillerne FØR messen

Du skal give udstillerne mulighed for at promovere sig selv i form af tekst, billeder og link til deres hjemmeside, samt valg af udstiller-kategori (tema) mv.. Og du skal gøre det let for messegæsterne at finde denne information, samt at kunne gemme deres favorit udstillere, så de på forhånd har en idé om, hvem de vil besøge. Du kan også tilbyde messegæsterne, at de kan booke møder med udstillerne på forhånd (typisk som en del af tilmeldingen).

 

Gør det let for udstillerne at uploade deres materiale

Undgå: først at skulle indhente messemateriale fra hver udstiller via email kommunikation. Det tager tid, og der er risiko for en lang kommunikation frem og tilbage, hvis udstillerne eksempelvis har leveret en for lang tekst, og logo i forkert format mv.. For ikke at tale om overskredet deadlines…

Teknisk løsning: Jeg anbefaler, at du gør indhentningen af udstillermateriale så let som muligt. At du simpelthen får udstillerne til selv at uploade deres materiale i en teknisk løsning, som kan håndtere dette. Og som har synergi med din event-hjemmeside, tilmelding og EventApp (eller mobilsite), så at du ikke manuelt skal indover og uploade al den information i forskellige tekniske løsninger.

Og som nævnt, du kan også tilbyde decideret mødebooking mellem messegæster og udstillere, så messegæsterne ikke kun tagger udstillere til deres ”huske-liste”, men at de har dedikeret et møde med udstillerne. Og så ved udstillerne også hvem, der kommer forbi.

 

Gør det let at besøge udstillerne UNDER messen

Jeg vil som nævnt, anbefale at du gør udstillerinformationen synlig i en EventApp eller mobilsite, som kan nå dine messegæster lige ned i lommen under selve messen. Sørg også for, at messegæsterne kan ”tagge” udstillerne til deres favorit udstillerliste (lige som ved personligt program), så de nemt kan se hvem de hjemmefra havde planlagt at besøge.

Og benyt synergi mellem en interaktiv standplan og udstillerinformationen. Så messegæsterne både kan se en standplan over hvor udstillerne står, og eventuelt temainddelt. Og hvor de kan klikke sig videre til information om den enkelte udstiller, og omvendt: fra information til standplan.

Du kan også nudge dine messegæster rundt i messehallen ved brug af konkurrencer. F.eks. kan du bruge iBeacon-konkurrence, hvor messegæsterne modtager notifikation på deres mobil, når de har passeret en beacon-sensor. De kan samle point, eller direkte præmier hver gang de har passeret en sensor. Du kan med fordel involvere dine udstillere i at give præmier væk som ekstra promovering.

Sidst men ikke mindst, kan du tilbyde dine udstillere at gemme deres leads via en digital løsning, hvor de kan scanne messegæsternes kontaktinformationer ved accept. Og derved har de en samlet liste over deres leads, så det er let at følge op på de gode snakke.

Kort sagt, husk at have fokus på både dine udstillere og dine messegæster, både i planlægning og eksekvering.

Jeannette Eis

Partner i konference-, møde- og eventsoftware udvikleren SortKaffe, der blandt andet står bag eventplatformen ConferenceCommunicator

Relaterede nyheder