Log ind
Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få eksklusiv adgang til premium indhold
Som en del af Meetly Community eksklusiv adgang til premium indhold kun tilgængeligt via vores nyhedsbrev. Tilmeld dig nu og få adgang til unikt indhold på fredag.

Tak for din tilmelding.

Vi er glade for at byde dig velkommen til Meetly Community.

du vil du modtage vores nyhedsbrev hver fredag og igennem det få adgang til premium indhold

Guide: Hvad skal du vide for at få styr på datadækningen til din event? 

Af Jeannette Eis | 18 oktober, 2019 | 5 min | #blog #Tech

Som arrangør af et møde, en konference eller messe, forventer du helt sikkert, at teknikken spiller.  Der skal naturligvis være en god datadækning på stedet, og teknisk udstyr som live-streaming og event-app skal bare virke, ikke sandt? Men er du klar over, at der er flere faktorer, der spiller ind på succesen? Og at du bør kende til, hvad, der kræves for en god datadækning?   

 Vi er alle på nettet, mere eller mindre konstant, også dine eventdeltagere og udstillere. Selvom de er med til din event med et fokus, ja, så skal de da lige tjekke e-mailen i pauserne, læse nyheder eller søge anden information. Og så er der det springende punkt; hvor meget og hvilken slags teknik bruger du som arrangør til at digitalisere din konference eller messe med?  

Ifølge rapporten fra IACC:  ”Meeting Room of the future Report er antallet af møder, der bruger teknologi som event-apps, multimediepræsentationer og live-streaming steget fra 8% i 2017 til 85% i 2019 – oveni brugen af e-mail og sociale medier. Det stiller store krav til kapaciteten af stedets datadækning. Ifølge rapporten udelukker 44% af eventplanlæggere helt at overveje et sted til deres event, hvis ikke der er garanteret god dækning.  

 

Hvilke typer af datadækning kan der være? 

De fleste hoteller, konferenceog messecentre tilbyder adgang til et åbent wifinetværk. Men hvor godt er det? Og kan de tilbyde adgang til et lukket og dedikeret netværk til din eventDerudover er der naturligvis deltagernes datadækning fra deres mobiludbyder, men kvaliteten varierer alt efter udbyder og om stedet for afholdelse ligger i by eller på landet. I nogle tilfælde er der en rigtig god idé at bruge kablet netforbindelse. 

  Typer af netforbindelse: 

  • Stedets wi-fi (åben for alle deltagere/messegæster) 
  • Særskilt dedikeret wi-fi til din event 
  • Deltagernes egen dataforbindelse (3G/4G) 
  • Kablet forbindelse 

 

Hvor godt er stedets wifi netværk? 

Mange taler om internethastighed, men det er ikke nok med en god wi-fihastighed. Du skal også vide, hvor mange hotspots, der er opstillet, og hvor de sidder, samt hvor nye de er. Antal og opstilling siger noget om hvor mange deltagere, du kan risikere, der skal dele netadgangen på én gang. Og hvor nye de er, siger noget om kapacitet og hastighed. Derudover skal du tage med i dine overvejelser, hvad netadgangen skal bruges til. Der er nemlig forskel på, om deltagerne ”blot” skal kunne gå på de sociale medier, læse e-mails og nyheder, eller om I også bruger eventteknologi, som kræver særlig god dækning så som live-streaming, ankomstscanning og registreringonline quiz, spørgsmål og afstemning. Du skal også tage forbehold for datadækning i f.eks. en kælder, eller hvis stedet er fyldt med beton, jern, stål eller lignende.  

En vigtig detalje er, om stedet kun kan tilbyde åben adgang til wi-finetværket for alle, eller om de kan tilbyde dig en lukket wi-fiadgang til din event, enten til alle deltagere og udstillere, eller kun til udstillerne.  

Hvor god er deltagernes egen mobildækning? 

Ja, det er jo virkelig svært at svare på, nok nærmest umuligt. Mobil datadækning varierer alt efter deltagernes telefonudbyder. Nogle kan opleve god dækning, mens andre kan opleve ringe dækning. Deltagerne er også i konkurrence med andre brugere i området (også uden for messen) mht. antallet af brugere. Kvaliteten varierer altså efter samlet antal brugere og teleudbyderens dækningsforhold. Vær særlig opmærksom på manglende/ringe mobil datadækning, hvis eventen holdes ude på landet. 

 

Hvornår kan det være en god idé at bruge en kablet forbindelse? 

Hvis du har forhold, hvor du vil sikre dig, at stedets wi-fi eller deltagernes egen mobildækning ikke spiller ind, ja, så er det en god idé at bruge en kablet forbindelse. Det kan du med fordel bruge, hvis du bruger live-streaming, tager imod registreringer samt ankomstscanner på selve dagen for afholdelse.  

 

Din tjekliste til god datadækning 

Der er altså en del forhold, der spiller ind  hvor god en datadækning, der er under din eventDu kan med fordel bruge en tjekliste som din guide til at vurdere, hvor godt I er dækket ind til din event, og husk, at det er en rigtig god idé at stille spørgsmål og krav til stedets muligheder for datadækning i forhold til, hvad du forventer, at deltagerne og udstillerne skal bruge netadgangen til.  

Men HUSK, at uanset hvor godt stedets wi-fidækning er, spiller det ingen rolle, hvis deltagerne ikke tilgår det. Mange tænker ikke over det og bruger blot deres egen mobildækning. Derfor skal du som arrangør huske at anbefale deltagerne og udstillerne, hvilken netadgang de med fordel kan tilgå. 

  1. Hvor god datadækning er der på stedet? 
  • Teleudbyders dækning i området? 
  • Stedets tilgængelighed af wi-fihastighed, antal og placering af hotspots 
  • Adgang til særskilt lukket wi-fi for din event? 
  • Bygningens forhold (kælder, metal, stål, jern, beton olign.) 
  • Adgang til kablet forbindelse? 
  1. Hvor mange deltagere kommer dertil din event? 200? 500? 2000? 5.000? 10.000? 
  2. Hvad skal deltagerne, oplægsholderne og udstillernebruge netadgangentil?  
  • Læse e-mails og nyheder? 
  • Adgang til sociale medier? 
  • Adgang til program og information i event app? 
  • Brug af online quiz, spørgsmål og afstemning? 
  • Live-streaming af video? 
  • Registrering og ankomstscanning under eventen? 
  • Scanning af messegæsternes QRkode (med kontaktdata)? 

____________________________

AF Jeannette Eis

Partner i konference-, møde- og eventsoftware udvikleren SortKaffe, der blandt andet står bag eventplatformen ConferenceCommunicator

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få eksklusiv adgang til premium indhold
Som en del af Meetly Community eksklusiv adgang til premium indhold kun tilgængeligt via vores nyhedsbrev. Tilmeld dig nu og få adgang til unikt indhold på fredag.
Relaterede nyheder