Fysiske møder er ’mødernes Roll Royce’ – 6 konkrete råd til et større udbytte af face2face-møder

Når mennesker mødes fysisk face2face – det kan være på tomandshånd, i en gruppe, i en butik eller til et større arrangement, – så er der ressourcemæssigt tale om, at vi deltager i ’mødernes Rolls Royce’. Det gælder vores interne møder, men i særdeleshed også de eksterne kundemøder og mødepunkter.

Men hvis man prøver at tage den kedelige excel-hat på og begynder at tælle timer og ganger det op med antallet af mennesker, så bliver de fysiske møder hurtigt en omkostningsfuld affære i både tid og penge. Ikke desto mindre, så bruger vi i dag langt over dobbelt så meget tid på møder i arbejdstiden, som vi gjorde for bare 50 år siden.

”Før i tiden var arbejdsprocesserne simple: vi arbejdede fra 8-16, banken lukkede, posten skulle først nå frem, telefonen blev passet i bestemte tidsrum osv. I dag er vi ’always on’, 24/7. Der er uendeligt mange tilbud, aktører, serviceydelser og ting vi skal forholde os til – og det betyder, at man virkelig skal lægge sig i selen, når det er kampen om tiden og opmærksomheden, der sætter dagsordenen” udtaler Seniorforsker Carsten Beck fra Institut fra Fremtidsforskning og medlem af Advisory Board i Morgendagen Møder, i et netop gennemført interview i tænketanken.

Inflationen i de fysiske møder har dog en væsentlig bagside: Talrige undersøgelser viser nemlig også, at de fleste ofte oplever, at de spilder tiden, mens de sidder i face2face møder – faktisk helt op til 30-40% af tiden! Og det er gift for både produktivitet, fokus og engagement.

Det fysiske face2face møde er udfordret i andre kanaler, og vi ser det tydeligt manifesteret i bl.a. den fysiske detailhandel hvor konkurrencen fra digitale kanaler bliver stadig større. ”Detailhandelen (fysisk kontaktpunkt) bliver mere og mere bevidst om, hvordan man skaber værdi for kunderne. Her kommer der mere og mere fokus på kvalitet og erfaring: det uddannede personale, den personlige rådgivning og den ekstra convenience og service, som man, trods alt, ikke kan finde digitalt. Transaktionerne og administrationen forsvinder lige så stille – og tilbage er i virkeligheden oplevelserne som en ny værdi” udtaler Carsten Beck i samme interview til tænketanken.

Der er store potentialer i at lære at bruge vores face2face-mødetid så effektivt som muligt – og det kræver mere og andet end fantastiske oplevelser eller et sæt velmenende møderegler (som dog sagtens kan være et fint sted at starte). Men hvor skal man tage fat for at få et signifikant større udbytte af face2facemøderne?

Svaret er, at vi skal blive langt mere bevidste om, hvordan vi bruger forskellige mødeformer; og først og fremmest, hvordan vi beslutter, om og hvordan vi skal mødes fysisk face2face eller om det vil være smartere (dvs. billigere og mere effektivt) at klare tingene via digitale kanaler.

Gennem en række dybdegående undersøgelser har vi i Morgendagens Møder kortlagt mødernes DNA og fundet frem til en model for, hvornår og hvordan vi skal bruge de fysiske face2face møder (og således også de digitale). Helt konkret betyder det bl.a. at vi arbejder ud fra nedenstående

6 gode råd, som kan sikre det størst mulige udbytte af face2face-møderne:

 1. Fysiske møder bør altid indeholde et element af samskabelse og udvikling

Når vi mødes fysisk bør hovedformålet være at skabe noget sammen. Det kan både være en konkret idé eller et produkt og det kan være noget mere diffust som en fællesskabsfølelse eller virksomhedskultur

2. Overvej digital kommunikation så snart der ikke er samskabelse og udvikling på dagsordenen. 

Digital kommunikation er ofte både tilstrækkeligt og langt mere kosteffektivt, når der er tale om samstemning, koordinering og transaktioner. Brug aldrig face2face-mødetid på driftsrelaterede emner

3. Afhold kun fysiske møder med dem, det er vigtigt for

Som mødeejer er det afgørende at sikre, at alle deltagere anser mødet for vigtigt og væsentligt. Det betyder dels, at du skal kunne argumentere for mødet på forhånd og dels, at du skal kunne indfri denne forventning under mødet

4. Afhold kun fysiske møder, hvor deltagerne ikke på forhånd kender udfaldet

Fysiske møder skal være uforudsigelige – er de ikke det, kan det bedre betale sig at klare det digitalt

5. Afhold kun fysiske møder, hvor alle deltager

At deltage måles i opmærksomhed og ikke nødvendigvis i bidrag. Ikke-deltagere spilder ikke kun deres egen tid, men har en stor negativ effekt på udbyttet for de øvrige

6. Fokusér på kvaliteten af mødet

Husk at mødeafkast måles i kvaliteten på det, vi går væk med, og ikke i kvantiteten af den tid vi har brugt sammen. Kvaliteten er altså ikke ensbetydende med den umiddelbare oplevede deltagerværdi, men derimod værdien på ”det vigtige’ mødet var centret om

Som punkterne indikerer, er det muligt at gå konkret til værks for at indfri de store potentialer, der ligger i at bruge de fysiske face2face møder bedre. Jeg ønsker alle en fantastisk sommer, og håber at I alle får rigtig mange spændende, vigtige og uforudsigelige FACE2FACE MØDER i ferien.