Liv Thøger er chefkonsulent for Turisme & Oplevelsesøkonomi i Dansk Industri
København er et mekka i forhold til gode og unikke mødesteder. Det rigtige mødested kan skabe fundamentet for et værdifuldt møde, men det rigtige mødested er langt fra alt. Gode møder kræver ofte forberedelser, og ikke mindst, at du kender dig selv som mødedeltager. At gå til møde kan ses som en fagdisciplin, der ved at skabe bedre resultater og stærkere samarbejde, kan styrke dansk erhvervsliv. Med over 20 års erfaring med møder i København har jeg her samlet nogle af mine bedste råd.
I København er vi bl.a. kendte for vores uformelle mødestil, kreative mødesteder og nordiske køkken. Personligt holder jeg meget af steder, der rummer en historie, har højt til loftet, og hvor der er plads til at snakke frit. Det kan være internt i egne lokaler eller ude i byen.
Det hurtige kaffemøde med en person holder jeg bl.a. på en af byens mange hotelcafèer. Det uformelle møde med et par personer kan f.eks. være på et af byens mange museer og det seneste VIP-arrangementet med 45-50 personer blev afholdt i Københavns Lufthavne.
Her var det fantastisk at se, hvordan flyene i baggrunden gav de fleste af mødedeltagerne noget fælles at snakke om, og der blev i den grad udvekslet feriemål og rejseerfaringer – både business og privat. Det mindede mig om, hvor vigtigt det er at hjælpe ”small-talk’en” i gang og berige deltagerne med ny viden ved at vælge det rigtige mødested i forhold til mødets formål og mødedeltagere.
Er du bredt fortolket mødets køber eller sælger?
Med over 20 år på arbejdsmarkedet har jeg prøvet at sidde i effektive, velfungerende og energigivende møder. På den anden side har jeg også oplevet en række ekstremt dårlige og kedelige møder, der har været spild af tid.
Som en, der holder mange møder både internt og eksternt, med få eller med mange deltagere og med forskellige formål, har jeg gjort en række erfaringer gennem årene. Da jeg var yngre havde jeg f.eks. ofte så meget på hjertet til møderne, at jeg nogle gange glemte at lytte.
I dag går det langt bedre med at lytte og med at kende min rolle uanset, om det er med en eller flere hundrede mødedeltagere. Med årene ligger det også på rygraden at vide, om det er mig, der skal ”sælge et budskab eller produkt”. Eller om jeg er inviteret til et møde, hvor nogen vil sælge noget til mig. Denne sondring synes jeg er meget vigtigt ift. mødeforberedelser, da jeg ofte bliver forundret over, hvor mange, der ikke har forberedt sig bedre selv om, at de ønsker at opnå noget hos andre mødedeltagere. Ikke at alting skal være en byttehandel, men på sigt vil alle gerne opnå et givtigt samarbejde.
At gå til møde er en fagdisciplin, der kan styrke dansk erhvervsliv
At få det optimale ud af sine møder kræver erfaring, og faktisk kunne det sagtens være et fag på de videregående uddannelser. For uanset hvilket job, der stiles imod, så vil de fleste jobs medføre en del møder.
I dag findes der en række fag om mødeledelse, men de er primært målrettet projektledere og facilitatorer, men egentlig ville alle have glæde af at blive bedre til at gå til møde. Tænk på, hvor mange timer, og hvor mange mennesker i Danmark, der hver dag sidder i dårlige møder, hvor hverken tema, rollefordeling eller formål med mødet er afklaret. Forskning i værdiskabende møder på Aarhus Universitet viser, at de bedste møder er de forberedte og gennemtænkte, og samme forskning viser, at det vigtigste er at definere, hvem der har rollen som facilitator.[1]
Det er min oplevelse, at der til nogle møder er en klar rollefordeling – oftest, hvis der kun sidder en person med hver type kompetence. Det giver en logisk afklaring ift. ansvarsområder og hvem, der skal løfte hvilke opgaver efter mødet. Er der derimod mange med de samme kompetencer til mødet, er der et større behov for tydelige grænser og konklusioner for at undgå tvivl. Nedenfor har jeg samlet nogle af mine bedste råd til gode møder.
[1] Ib Ravn, Ph.D, Aarhus Universitet.