Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få eksklusiv adgang til premium indhold
Som en del af Meetly Community eksklusiv adgang til premium indhold kun tilgængeligt via vores nyhedsbrev.
Tilmeld dig nu og få adgang til unikt indhold på fredag.
Fra opdagelsesrejser til fedtspilleri: 6 gode råd til værdifulde møder
Liv Thøger er chefkonsulent for Turisme & Oplevelsesøkonomi i Dansk Industri
København er et mekka i forhold til gode og unikke mødesteder. Det rigtige mødested kan skabe fundamentet for et værdifuldt møde, men det rigtige mødested er langt fra alt. Gode møder kræver ofte forberedelser, og ikke mindst, at du kender dig selv som mødedeltager. At gå til møde kan ses som en fagdisciplin, der ved at skabe bedre resultater og stærkere samarbejde, kan styrke dansk erhvervsliv. Med over 20 års erfaring med møder i København har jeg her samlet nogle af mine bedste råd.
I København er vi bl.a. kendte for vores uformelle mødestil, kreative mødesteder og nordiske køkken. Personligt holder jeg meget af steder, der rummer en historie, har højt til loftet, og hvor der er plads til at snakke frit. Det kan være internt i egne lokaler eller ude i byen.
Det hurtige kaffemøde med en person holder jeg bl.a. på en af byens mange hotelcafèer. Det uformelle møde med et par personer kan f.eks. være på et af byens mange museer og det seneste VIP-arrangementet med 45-50 personer blev afholdt i Københavns Lufthavne.
Her var det fantastisk at se, hvordan flyene i baggrunden gav de fleste af mødedeltagerne noget fælles at snakke om, og der blev i den grad udvekslet feriemål og rejseerfaringer – både business og privat. Det mindede mig om, hvor vigtigt det er at hjælpe ”small-talk’en” i gang og berige deltagerne med ny viden ved at vælge det rigtige mødested i forhold til mødets formål og mødedeltagere.
Er du bredt fortolket mødets køber eller sælger?
Med over 20 år på arbejdsmarkedet har jeg prøvet at sidde i effektive, velfungerende og energigivende møder. På den anden side har jeg også oplevet en række ekstremt dårlige og kedelige møder, der har været spild af tid.
Som en, der holder mange møder både internt og eksternt, med få eller med mange deltagere og med forskellige formål, har jeg gjort en række erfaringer gennem årene. Da jeg var yngre havde jeg f.eks. ofte så meget på hjertet til møderne, at jeg nogle gange glemte at lytte.
I dag går det langt bedre med at lytte og med at kende min rolle uanset, om det er med en eller flere hundrede mødedeltagere. Med årene ligger det også på rygraden at vide, om det er mig, der skal ”sælge et budskab eller produkt”. Eller om jeg er inviteret til et møde, hvor nogen vil sælge noget til mig. Denne sondring synes jeg er meget vigtigt ift. mødeforberedelser, da jeg ofte bliver forundret over, hvor mange, der ikke har forberedt sig bedre selv om, at de ønsker at opnå noget hos andre mødedeltagere. Ikke at alting skal være en byttehandel, men på sigt vil alle gerne opnå et givtigt samarbejde.
At gå til møde er en fagdisciplin, der kan styrke dansk erhvervsliv
At få det optimale ud af sine møder kræver erfaring, og faktisk kunne det sagtens være et fag på de videregående uddannelser. For uanset hvilket job, der stiles imod, så vil de fleste jobs medføre en del møder.
I dag findes der en række fag om mødeledelse, men de er primært målrettet projektledere og facilitatorer, men egentlig ville alle have glæde af at blive bedre til at gå til møde. Tænk på, hvor mange timer, og hvor mange mennesker i Danmark, der hver dag sidder i dårlige møder, hvor hverken tema, rollefordeling eller formål med mødet er afklaret. Forskning i værdiskabende møder på Aarhus Universitet viser, at de bedste møder er de forberedte og gennemtænkte, og samme forskning viser, at det vigtigste er at definere, hvem der har rollen som facilitator.[1]
Det er min oplevelse, at der til nogle møder er en klar rollefordeling – oftest, hvis der kun sidder en person med hver type kompetence. Det giver en logisk afklaring ift. ansvarsområder og hvem, der skal løfte hvilke opgaver efter mødet. Er der derimod mange med de samme kompetencer til mødet, er der et større behov for tydelige grænser og konklusioner for at undgå tvivl. Nedenfor har jeg samlet nogle af mine bedste råd til gode møder.
[1] Ib Ravn, Ph.D, Aarhus Universitet.
Mine 6 personlige råd til gode møder:
Kend din mødetype og skab et stærkt mødenetværk: Et godt møde afhænger ofte af, om du har et godt netværk – både internt og eksternt. Det tager tid og en stor mængde kaffe at skabe et godt netværk, men det er en rigtig god investering, og det er samtidig med til at holde har dig a jour med både brancher, virksomheder og kompetencer. Endvidere er det en rigtig god ide at kende dig selv som mødetype. Er du f.eks. typen, der få energi af at gå til møder, eller bliver du drænet for energi. Det kan være et godt pejlemærke ift. mængde og længden af møder. Personligt vil jeg helst lægge mine møder om eftermiddagen, da jeg er bedst til at få en masse for hånden ved skrivebordet fra morgenstunden. For dig er det måske omvendt. Det vigtigste er at kende sig selv godt nok til at lægge møderne optimalt. Det giver som regel de bedste resultater.
Agil dagsorden kan give gode resultater: Ha´ klarhed over mødets emner, men skab også plads til at forfølge de gode ideer. At ændre dagsordenen kræver accept hos de andre mødedeltagere, hvilket f.eks. kan klares med en dygtig facilitator, der skal have et overblik ift. at skabe rum for de nye emner og prioritere tiden. Og, jo færre mødedeltagere – jo mere agile bliver I ofte. Nogle gode møderesultater opstår også under small-talk’en på vej til eller fra mødet eller, hvis der er arrangeret fælles transport.
Sæt grænser: Er du træt af, altid at være den, der skal følge op på al ting efter et møde fordi, at du tog noter til mødet? Den rolle oplevede jeg i mange år ind til, at jeg lærte at starte mange møder med sige ”jeg synes, at det er en god ide, at vi skiftes til at notere mødets beslutninger – hvad siger I til det? Så er det op til den enkelte mødedeltager at gøre, hvad han/hun vil mht. at tage noter, og på den måde peger pilen med opgaver ikke automatisk på den samme. Uanset om det handler om noter eller andet, er det altid en god ide venligt at sætte grænser, hvis der i mødegruppen begynder at opstå mønstre, der gentager sig.
”Køber” eller ”sælger”-rollen til mødet: Generelt kræver gode og effektive møder grundig forberedelse. Er du bredt fortolket ”køber” eller ”sælger” på mødet? Vil du med andre ord gerne opnå noget hos andre, eller har du en forventning om, at mødet handler om, at andre gerne vil bede dig om noget? Rollen som ”sælger” kræver som udgangspunkt langt større forberedelse end den anden rolle. Skal du ”købe” noget stort og kompliceret, så kræver det dog også grundig forarbejde. Er der en klar ”køber/sælger” rolle, så vær særligt opmærksom på at ”køber” er indforstået med en form for opfølgning. Er det meget erfarne mødedeltagere behøves det ikke at være nær så eksplicit som med mindre erfarne, men det er generelt altid god stil at synliggøre, hvad der kan forventes.
Research på nye mødedeltagere: Det er altid en god ide at researche på andre mødedeltagere og deres virksomhed, hvis du ikke kender dem i forvejen. De fleste bruger LinkedIn til at undersøge profiler men også fælles forbindelser. Desuden er Google, Google News og Twitter også gode research-værktøjer. Er det et mere personligt møde kan jeg godt finde på at tjekke Instagram og Facebook. Nogle gange kan unge mødedeltagere findes på YouTube.
Fortrolige møder kræver en god attitude, åbenhed og tillid: Hvis det er et møde, hvor du forventer at tale om fortrolige oplysninger, så gør det tidligt klart på mødet, hvornår der kan der tales frit, og hvilke dele af mødet som er fortrolige. Fortrolighed og tillid er ofte to sider af samme sag. Derfor er din egen attitude til mødet også af stor betydning. Er du nysgerrig, udstråler motivation, energi og har du lyst til at give noget af dig selv, så smitter det ofte af. Og, mødet kan resultere i aha-oplevelser og opdagelsesrejser. Men du kan ikke forvente, at andre lukker op, hvis du selv sidder og ”fedtspiller”. Det er givtigt, sundt og lærerigt at holde møder med mennesker med andre kompetencer og fra andre verdener end én selv, hvis det understøtter mødets formål. Møder med personer, der har samme profil som dig selv kan omvendt også været udbytterige, da det ofte betyder, at I kan løbe hurtigere og jeres konklusioner blive stærkere.
Uanset, hvem jeg mødes med, så er en god portion nysgerrighed og et godt mødested en god start – herfra er det op til jer at sætte spillereglerne for formål, indhold, dagsorden, rollefordeling, facilitering mv. Den mere personlige mødeforberedelse er den enkeltes ansvar.
Ha’ et godt møde!
Nogle af mine favorit mødesteder:
Barbette Guldsmeden Hotels
Absalon Hotel
Tivoli Hotel
DI’s tagterrasse
Manon Les Suites Hotel
Ordrupgaards café
Designmuseum Danmark café
Københavns Lufthavne
Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få eksklusiv adgang til premium indhold
Som en del af Meetly Community eksklusiv adgang til premium indhold kun tilgængeligt via vores nyhedsbrev.
Tilmeld dig nu og få adgang til unikt indhold på fredag.
Relaterede nyheder