Log ind

Det må hverken ses eller høres: Hvordan balancerer man deltageroplevelser og sikkerhed?

Af Alexander Melchior | 18 januar, 2019 | 4 min | #trends

Stigende sikkerhedskrav fra virksomheder har fået planlæggere og venues til at øge deres fokus på sikkerhed. Udfordringen er at opfylde de nye krav uden, at det påvirker deltageroplevelsen.

Sikkerhed har længe været blandt de vigtigste overvejelse inden for eventplanlægning, men med nye internationale trusler fra blandt andet terrorisme og ekstremt vejr, er der opstået et øget fokus på sikkerhed.

Selvom hændelser som f.eks. skyderiet i Las Vegas i eller bombningen mod Manchester Arena, begge i 2017, er sjældne har det alligevel har de alligevel haft indflydelse på planlæggeres strategier

Med det øgede fokus kommer nemlig større udfordringer for planlæggere, både i forhold til at være opdaterede med eventuelle trusler og ny praksis, men ligeledes i forhold til at balancere et stærkt fokus på sikkerhed og et overordnet fokus på deltageroplevelse, uden at de to modarbejder hinanden. 

Eventsikkerhed har mange facetter:

Der er selvfølgelig en væld af praktiske foranstaltninger i forhold til sikkerheden ved møder og events.

Det er desuden vigtigt at være opmærksom på hvor et event placerer sig i forhold til betændte emner som f.eks. immigration, religion eller eventuelle betændte politiske emner der kan udgøre en sikkerhedrisiko.

Derudover er det vigtigt at undersøge om specifikke deltagere eller talere udgør en speciel risiko, og planlægge ud fra det. Det behøver ikke betyde aflysning, men mange trusler kan forebygges. Eventsikkerhed foregår både før, under og efter et event.

De øgede sikkerhedovervejelser i industrien har også resulteret i større fokus på sikkerhed fra kunder og klineters side. Det udmønter sig blandt andet i langt flere site-visits og øgede krav til f.eks. mediehåndtering og lignende. Det har ligeledes skabt en stigning i brugen af tredjeparts sikkerhedsfirmaer.

 

Fokus på sikkerhed må ikke påvirke deltageroplevelse

Møder og events handler disse år om at maksimere deltager oplevelsen, og det begynder med at sikre at deltageren ikke bekymrer sig om sikkerhed. Det er ideelt hvis deltagerne ikke er opmærksomme på sikkerhedforanstaltninger, men det kan være svært med øgede sikkerhedskrav.

Hertil benytter mig større events kunstig intelligens og overvågning med ansigtgenkendelsessoftware. Desuden bliver det mere normalt at chippen adganskort, så man kan spore deltagernes bevægelsesmønstre. Det kan dog være svær at kommunikere til deltagerne, uden at de føler sig overvågede.

Det handler om at lade supply chain og planlæggere arbejde sammen således at sikkerheden er i top uden at deltagerne lægger mærke til det. Samtidig handler det om at kommunikere til deltagere at eventuel overvågning og sikkerhedsteknologi er på plads for deres sikkerheds skyld.

Fire råd til god møde- og eventsikkerhed

  • brug tid på at site assessments og inspektioner med tanke på sikkerhed, gerne flere.

 

  • Vælg venue ud fra både mødeindholds- og sikkerhedsaspekter. En blanding kan være med til at sikre at de to kan sameksistere.

 

  • Fortag løbende (før, under, efter) risikovurderinger og udpeg en ansvarlig

 

  • Sørg for at alle ved dit team er korrekt oplært i eventsikkerhed og kender nødplaner.
Relaterede nyheder